Como Organizar Los Datos Cuando Consultar Un Documento De Internet?

Como Organizar Los Datos Cuando Consultar Un Documento De Internet
2. Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta – Por supuesto, con una estructura de subcarpetas. Guardar todos los documentos digitales de tu empresa en la carpeta raíz –referida a menudo como Mi servidor o con un nombre similar– facilitará las búsquedas y la realización de copias de seguridad. >> Post relacionado: Las 6 características de las empresas digitales más efectivas 3. Utiliza nombres autoexplicativos Es muy importante utilizar nombres autoexplicativos para organizar archivos digitales y las carpetas. Los acrónimos pueden parecer una buena idea para abreviar, pero para poder seguir interpretando su significado y jerarquía en el tiempo es importante recurrir a fórmulas descriptivas (clientes vigentes, clientes antiguos, facturas, ofertas, etc.).

¿Cómo organizar los datos?

Cómo realizar un análisis de datos (con imágenes) El análisis de datos es un paso importante para responder una pregunta experimental. Analizar datos de un estudio bien diseñado ayuda al investigador a responder preguntas. Con estos datos, también puedes sacar conclusiones que promuevan la investigación y contribuyan a estudios futuros.

1 Usa una base de datos electrónica para organizar los datos. Copia los datos en un archivo nuevo para editar. Nunca trabajes con el archivo de datos principal, dado que podría dañarse durante el proceso de análisis. Un programa como Excel permite organizar todos los datos en una hoja de cálculo de fácil consulta. Puedes agregar filtros a los datos para que te resulte más fácil copiar y pegar conjuntos de datos diferenciados entre los archivos.
- Ten cuidado al transferir datos a una hoja de cálculo principal. Es fácil copiar y pegar en las columnas o filas incorrectas de manera accidental.
- En el caso de que algo les ocurra a los datos, siempre puedes regresar al archivo original principal.
2 Codifica las respuestas de texto en forma numérica. Si trabajas con datos de una encuesta que tienen respuestas escritas, tendrás que codificar los datos en formas numéricas antes de analizarlos. Es posible que tengas que desarrollar tu propio sistema de codificación para las respuestas en función de la información que hayas recibido y las preguntas que quieras responder con los datos.
- Puedes codificar las respuestas “no” como “0” y las respuestas “sí” como “1”.
3 Desarrolla un sistema para agrupar los datos. Cuando comiences a recopilar los datos, comienza a pensar en la mejor forma de agrupar todo. Si trabajas con respuestas o sujetos humanos, tendrás que darle a cada persona un número o un código de letra para proteger la confidencialidad.
- Quizás te resulte sencillo mantener todos los grupos en hojas separadas dentro de un documento, en documentos totalmente separados o en distintas filas o columnas dentro de la misma hoja.
- Habla con otras personas que hayan hecho análisis de datos similares para tener una idea de cómo puedes organizar mejor los datos.
- Por ejemplo, si quieres conocer las diferencias entre los hombres y las mujeres, asegúrate de que todos los datos de los hombres se agrupen y de que todos los datos de las mujeres se agrupen.
4 Revisa los datos para encontrar posibles errores. Organizar los datos requiere copiar y pegar mucho entre los archivos. Revisa periódicamente el archivo principal para hacer una comparación con los datos que has organizado para asegurarte de que los números no se hayan mezclado o ingresado en las columnas incorrectas.
- Si ingresas los datos de forma manual, verifica todo dos veces.
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1 Haz una prueba T para comparar dos grupos. Una prueba T es una prueba estadística común que se utiliza para comparar las medias (promedios) de las muestras. Una prueba T de una muestra se utiliza para probar que la muestra promedio es estadísticamente significativa desde un valor conocido. Una prueba de T de dos muestras se utiliza para probar que dos grupos tienen medias estadísticamente diferentes.
- Las pruebas T de una muestra generalmente se utilizan en física y fabricación de productos. En este caso, se conoce el valor que la muestra debe tener, por lo que se compara el promedio obtenido con ese valor conocido.
- Las pruebas T de dos muestras se utilizan comúnmente en el campo biomédico y clínico.
2 Usa el análisis de varianza para analizar la media de los grupos. El análisis de varianza se utiliza comúnmente en el campo biomédico para comparar la media de varios grupos. Esta es una herramienta muy poderosa para encontrar diferencias cuando analizas muchas comparaciones.
- Un análisis de varianza de una sola vía permite comparar la media de varios grupos con un grupo de control. Por ejemplo, si tienes un grupo de control y tres grupos de prueba, usa un análisis de varianza de una vía para comparar todas las medias y observar si hay alguna diferente.
- Un análisis de varianza de dos vías se utiliza para comparar la media de varios grupos con varias variables. Por ejemplo, si quieres saber si el genotipo y el sexo de un organismo afectan tus datos, haz un análisis de varianza de dos vías sobre los grupos de control.
3 Ejecuta una para evaluar los efectos de las variables. Un análisis de regresión lineal observa la variación de la variable independiente y la prueba para ver si esa es la variable que causa la variación vista en la variable dependiente.
- Este análisis se utiliza cuando quieres medir la fuerza de asociación entre dos variables.
- Por ejemplo, si quieres analizar la relación entre tu frecuencia cardíaca y la velocidad a la que te mueves en una caminadora, usa una regresión lineal.
4 Usa el análisis de covarianza para comparar dos líneas de regresión. Si quieres comparar la relación de dos grupos diferentes de la misma variable, puedes usar el análisis de covarianza. Este permite controlar la variación que puedes observar de la variable independiente entre dos grupos.
- Por ejemplo, si quieres analizar si las mujeres y los hombres tienen distintas frecuencias cardíacas en reposo en diferentes temperaturas, usa el análisis de covarianza. Harás dos líneas de regresión (una para los hombres y otra para las mujeres) de la frecuencia cardíaca en comparación con la temperatura. Luego, usa el análisis para comparar las dos líneas y ver si son diferentes.
5 Explora pruebas más estadísticas por cuenta propia. Las pruebas presentadas no conforman una lista exhaustiva de las pruebas disponibles. Existen otras pruebas comunes que se pueden utilizar, pero hay muchas variaciones y análisis complejos que podrían ser más adecuados para tus datos. Al planificar tus experimentos, haz una búsqueda exhaustiva para decidir qué prueba usar.
- Existen algunos gráficos útiles y artículos en línea que puedes usar como guía para escoger una prueba en función de los datos que recolectes.
- Busca artículos del NIH y otras universidades, o libros estadísticos en línea para más información.
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1 Define claramente las preguntas de la investigación. Jamás pierdas el enfoque del estudio y limítate al diseño de la investigación y las variables definidas. Una buena estrategia de investigación implica realizar experimentos bien diseñados y recopilar la cantidad correcta de datos para responder la pregunta de la investigación.
- Antes de comenzar a recopilar los datos, debes saber exactamente cuántas muestras recopilarás en cada grupo y qué pruebas estadísticas ejecutarás.
2 Consulta con un estadístico. Las estadísticas pueden complicarse muy rápido, en especial con conjuntos de datos muy grandes. Antes de comenzar el experimento, habla todo con un estadístico. Esta persona te ayudará a determinar cuáles son las pruebas apropiadas para analizar tus datos y cuántas muestras necesitarás en cada grupo para contar con la fuerza correcta para ejecutar las pruebas.
- También es útil volver a consultar con el estadístico después de recopilar los datos. Esta persona te ayudará a analizar los datos y se asegurará de que todo se haya realizado correctamente.
- Pregúntale acerca del tamaño correcto de tu estudio, los tipos de pruebas estadísticas que te ayudarán a responder las preguntas de tu investigación y las limitaciones de las pruebas.
- Recuerda que una prueba estadística simplemente indica la probabilidad de que un resultado ocurra o no. Ten cuidado de no confundir la importancia estadística con la importancia clínica o la relevancia fisiológica.
3 Ejecuta las pruebas estadísticas seleccionadas. Una vez que recopiles y prepares los datos, podrás ejecutar todas las pruebas que hayas escogido antes de comenzar el experimento. En este proceso, debes utilizar programas específicos para analizar los datos. Estas pruebas son complejas, y es mucho más fácil ejecutarlas con un programa como SAS, R, Stata o GraphPad Prism.
- SAS, Stata y R requieren más experiencia de programación. Consulta con alguien capacitado para usar estos programas o toma un curso para perfeccionar su uso.
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1 Haz gráficos de calidad de publicación. Existen muchos programas informáticos que permiten convertir los datos en buenos gráficos. Los programas de análisis estadísticos también tienen funcionalidades gráficas que producen figuras de calidad de publicación. Transfiere los datos a uno de estos programas y conviértelos en un gráfico.
- Los programas comúnmente utilizados son GraphPad Prism y R.
2 Etiqueta claramente todos los ejes. Al presentar datos, es importante etiquetar todo de forma clara para que las personas puedan interpretar fácilmente la información del gráfico. Todos los ejes se deben etiquetar con una fuente de fácil lectura del tamaño suficiente para leer sin entrecerrar los ojos.
- Si tienes varios conjuntos de datos en un solo gráfico, asegúrate de que estén etiquetados correctamente.
3 Usa asteriscos para resaltar la importancia. En las figuras que tengan diferencias significativas entre los grupos, indícalas claramente en la figura. Traza una línea entre dos grupos que sean significativamente diferentes y coloca un asterisco sobre la línea.
- Asegúrate de que la leyenda de la figura explique el significado del asterisco, qué prueba estadística se ha utilizado, y cuál ha sido el valor P real de la prueba.
4 Agrupa los datos similares. Si tienes varios gráficos de datos que son similares, agrúpalos en una sola figura. Esto ayudará a comprender los datos si puedes observar todos los datos similares al mismo tiempo. Es más fácil ver las tendencias y sacar conclusiones acerca de tus datos.
- Muchos programas tienen editores de gráficos que permiten hacer diseños de varios gráficos.
- Asegúrate de que todos los gráficos tengan el mismo tamaño de fuente y los mismos símbolos entre los conjuntos de datos.
5 Escribe una leyenda detallada de la figura. La leyenda de la figura permite que cualquier persona que observe los datos comprenda qué es exactamente lo que se presenta en el gráfico. La leyenda debe informarle al lector cuántas réplicas hay en cada grupo y qué pruebas estadísticas se han utilizado para analizar los datos.
- Los detalles acerca de las estadísticas también se deben incluir en la leyenda, como puntuación z, puntuación t, valor p, grados de libertad, etc.
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Este artículo fue coescrito por, Bess Ruff es estudiante de doctorado en Geografía en la niversidad de Florida State. Recibió su maestría en Ciencias y Gestión Ambiental en la Universidad de California, Santa Bárbara en 2016. Ha realizado trabajos de encuestas para proyectos de planificación de espacio marino en el Caribe y ha brindado apoyo de investigación como becaria de posgrado del Sustainable Fisheries Group.

¿Cómo organizar los archivos?

3 formas de organizar archivos de oficina Organizar archivos de oficina puede ser una labor difícil, en especial si tienes grandes cantidades de archivos y documentos. Sin embargo, este proceso no tiene que ser doloroso. Planificar con anticipación y decidir un sistema para ordenar tus archivos pueden ayudarte a organizarlos de manera que se acoplen a tu negocio y asegurar que encuentres los documentos importantes de una manera más eficiente.

1 Crea categorías de archivos. Lo primero que debes hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué categorías principales utilizarás para clasificarlos. Habrán diferentes tipos de oficinas que tendrán diferentes tipos de categorías, pero el sistema general será el mismo. Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de manera significativa.
- Por ejemplo, si trabajas en un estudio jurídico y tienes que organizar los archivos de los clientes, podrías clasificarlos por tipos de casos generales: litigación, legalización de un testamento, corporativo, administrativo y otros.
2 Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la categoría general y la subcategoría.
- Por ejemplo, si acondicionas un sistema de organización de archivos para asuntos financieros, podrías contar con una categoría general de “Pagos salientes” y acondicionar subcategorías de “proveedores”, “vendedores”, “servicios”, “costos por profesionales” y “costos administrativos”.
3 Utiliza un sistema de codificación por colores. Esto suena simple, pero puede ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes fólderes coloridos según esa cantidad.
- En lugar de utilizar fólderes que sean coloridos, puedes utilizar fólderes manila regulares y adquirir unas calcomanías coloridas. Luego, puedes fijarlas en la pestaña superior, al borde del fólder o en ambas partes para darle mayor visibilidad.
4 Etiqueta los archivos. Ahora, cada archivo en tu oficina tiene un lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada fólder de manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada fólder debe comenzar con la categoría general y luego la subcategoría específica. Por ejemplo, un fólder que contiene registros de pagos a los vendedores debe tener la etiqueta “Pagos salientes / Vendedores”.
- Las letras de las etiquetas de cada archivo deben estar tan bien escritas y ser tan constantes como sea posible. Puedes comprar muy fácilmente unos paquetes de software que te permitan hacer etiquetas de modo que puedas escribirlas e imprimirlas con la computadora.
- Si las imprimes con la computadora, debes utilizar un tamaño y estilo de fuente constante. Si las escribirás a mano, debes tratar de ser constante y tan ordenado como sea posible.
5 Ordena alfabéticamente los archivos. Cuando hayas establecido el sistema para organizar los archivos y hayas creado todos los fólderes, entonces ponlos en orden. Debes clasificar alfabéticamente los fólderes generales. Dentro de cada fólder general, todas las subcategorías también deben clasificarse alfabéticamente.
- Podrías optar por clasificar una información por fecha, en vez de hacerlo por un tema. De ser así, entonces tendrás que decidir si tiene más sentido ordenar los archivos al colocar los artículos más recientes adelante y los más antiguos atrás, o viceversa.
6 Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta de archivos. Cuando establezcas el sistema de organización de archivos, tienes que dejar un espacio para que puedan extenderse. Con el paso del tiempo, indudablemente recibirás más papeles que añadir a cada fólder. Deja espacio para que los archivos se expandan. De lo contrario, luego tendrás la labor difícil de mover todas unas secciones o unas gavetas de archivos para hacer espacio. Anuncio

1 Reúne todos los materiales que se tengan que archivar. Si comienzas con una compilación de papeles desorganizados y desordenados, tendrás que juntarlos. Encuentra un lugar para trabajar y recolecta todo en una pila. De esta forma, podrás ocuparte de la organización.
2 Separa los papeles en dos grupos de “acción” y “archivo”. Como primer paso, debes hacer un fólder o una pila para todo lo que necesite una acción inmediata. Estos papeles no se deben archivar. De lo contrario, podrías olvidar hacer la labor que se debe hacer. Haz este fólder de “acción” a un lado para encárgate de él pronto. Luego, procede a archivar los papeles restantes.
- Organiza el archivo de “acción”. Los papeles con los que se tengan que lidiar de inmediato se deben ordenar en grupos más pequeños según el trabajo que tengas que hacer. Por ejemplo, acondiciona subcategorías como “llamar”, “escribir”, “entregar” y “pagar”.
CONSEJO DE ESPECIALISTA Organizadora profesional Ashley Moon es la fundadora y directora ejecutiva de Creatively Neat, un negocio virtual de organización y coach de vida con sede en Los Ángeles, California. Además de ayudar a las personas a organizar su mejor vida, ella tiene un fabuloso equipo de organizadores listos para quitar el desorden de casa o negocios. Ashley organiza talleres y charlas en varios lugares y festivales. Se ha entrenado con Coach Approach y Heart Core para organizar y entrenar negocios respectivamente. Tiene una maestría en Desarrollo Humano y Cambio Social de Pacific Oaks College. Nuestra experta señala: organiza tus documentos según los que necesitan acción inmediata, como facturas o formularios que rellenar; y lo que no requieren acción pero podrían necesitarla en el futuro, como formularios de impuestos y otros documentos legales. La categoría intermedia de documentos es aquella que sacas según sea necesario, como manuales y directorios. Organiza los archivos en un cajón según el tipo de acción que necesiten, colocando los documentos de respuesta inmediata al inicio.
3 Ocúpate de cada papel una vez. A medida que veas los papeles sueltos que archivas, toma una decisión acerca de cada uno a medida que lo revises. Recoge el papel, léelo, decide a qué categoría y subcategoría pertenece en tu sistema de organización de archivos y luego archívalo. Trabajar de esta forma te ayudará con la constancia en la organización de los archivos y ayudará a ahorrar tiempo al lidiar con cada artículo solo una vez.
- A medida que revises cada artículo, debes determinar si siquiera necesitas conservarlo. Si se trata de un papel con el que ya se ha lidiado y ya no es necesario conservarlo como registro, entonces considera descartarlo en vez de archivarlo.
4 Despliega cada artículo. Quizás, la mayoría de los papeles que tienes son de correspondencia y podrían estar en sobres y doblados. Saca los papeles de sus sobres, despliégalos y archívalos. Archivar cada papel de esta forma hace que los fólderes queden uniformemente en la gaveta de archivos sin abultarse en la parte donde los papeles se apilan.
- Decide si tienes que conservar los sobres. En la mayoría de los casos, los sobres son innecesarios y se pueden descartar. Sin embargo, si crees que podrías necesitar una prueba de entrega o de sello postal, entonces debes engrapar el sobre a los papeles y conservarlos juntos.
- Se debe engrapar varios papeles juntos, lo que prevendrá que se separen o pierdan. Es preferible utilizar grapas que sujetapapeles ya que se acoplan más uniformemente a los archivos y no corren con el problema de resbalarse.
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1 Utiliza una bandeja “Para archivar”. Cuando ingrese una nueva correspondencia a tu oficina o cuando se cree trámites nuevos, podrías no poder archivarlos de inmediato. Debes colocar todo lo que se tenga que archivar en un solo lugar para encargarte de ello cuando puedas. Contar con una bandeja en tu escritorio, etiquetada con “Para archivar”, es una buena forma para separar estos papeles hasta que puedas encargarte de ellos.
2 Designa un momento constancia para archivar. Si puedes, programa un momento constancia al día o a la semana en el que puedas ocuparte de archivar los papeles nuevos. Si haces que organizar los archivos sea una parte regular de tu rutina, será más probable que sigas haciéndolo.
- Por ejemplo, podrías reservar la última media hora del día para archivar los papeles del día. Si no es suficiente tiempo, entonces podrías tratar de organizar los archivos dos veces al día, justo antes de ir a almorzar y justo antes de marcharte.
- Las piezas fundamentales para lograr el éxito son la constancia y la repetición.
3 Asegúrate de que las personas con acceso a los archivos comprendan el sistema. Si eres la única persona que utiliza los archivos, entonces puedes fácilmente lograr mantener el orden que has creado. Sin embargo, si otras personas tienen que utilizar los papeles en los archivos, debes asegurarte de que comprendan y sigan el sistema que has creado. Contar con un sistema de organización de archivos no resultará útil si los papeles se traspapelan y se colocan en los fólderes incorrectos.
- Podría ser más eficiente y efectivo si te ofreces a conseguir lo que otra persona en la oficina pueda necesitar y luego pedirle que lo regrese directamente a ti. De esta forma, puedes asegurarte de que todo se vuelva a archivar correctamente.
4 Mantén los documentos extremadamente importantes en un lugar seguro. Algunos materiales especiales deben colocarse en lugares separados y especiales. Por ejemplo, algunos papeles podrían tener que conservarse en una caja fuerte a prueba de fuego. Probablemente tengas que conservar algunos materiales fuera de la oficina, en una caja fuerte en un banco o en la oficina del abogado de la compañía.
5 Revisa los archivos con regularidad. Al menos una vez al año o con más frecuencia si es necesario, debes reservar un tiempo para revisar los archivos. El propósito de esta revisión es decidir si hay papeles o fólderes completos que se puedan descartar o quizás trasferir a una instalación de almacenamiento en otro lugar. Si algo ya nunca se volverá a necesitar, entonces debes descartarlo. Si se trata de algo que no esperas utilizar con regularidad pero que puedas necesitar como registro, entonces debes almacenarlo. Anuncio

Este artículo trata de organizar y archivar copias de papeles físicos de correspondencia, recibos y otros materiales. Los temas principales en este artículo se aplican igual de bien a organizar los archivos de computadora. Puedes elaborar fólderes y subfólderes y almacenar archivos electrónicos igual que los papeles físicos.

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gabinete para archivos
carpetas colgantes
fólderes
etiquetas
marcadores o plumones

Coescrito por: Organizadora de guardarropas y estilista de moda Este artículo fue coescrito por, Caitlin Jaymes es una organizadora de moda y estilista que reside en Los Ángeles, California. Con experiencia en relaciones públicas de moda y diseño de moda, se especializa en crear vestuarios para sus clientes usando prendas que ya poseen.

Tiene experiencia trabajando con celebridades, sesiones editoriales, además de hombres y mujeres de todas las edades.
Caitlin utiliza la moda y organización para inculcar e influir en la confianza, la ambición y los estilos de vida libre de estrés para todos sus clientes.
Dirige su empresa con base en dos principios influyentes: “la moda no tiene reglas, solo orientación sobre cómo lucir y sentirte mejor” y “la vida tiene demasiados factores estresantes, no dejes que el desorden sea uno de ellos”.

Su trabajo ha aparecido en HGTV, The Rachael Ray Show, VoyageLA, Liverpool Los Angeles, y el Brother Snapchat Channel. Este artículo ha sido visto 144 469 veces. Categorías: Esta página ha recibido 144 469 visitas. : 3 formas de organizar archivos de oficina

¿Cómo ordenar tus archivos?

1 Crea categorías de archivos. Lo primero que debes hacer si quieres organizar tus archivos es decidir qué categorías principales utilizarás para clasificarlos. Habrán diferentes tipos de oficinas que tendrán diferentes tipos de categorías, pero el sistema general será el mismo. Tienes que descifrar un sistema que clasifique los archivos de manera significativa.
- Por ejemplo, si trabajas en un estudio jurídico y tienes que organizar los archivos de los clientes, podrías clasificarlos por tipos de casos generales: litigación, legalización de un testamento, corporativo, administrativo y otros.
2 Acondiciona subcategorías. Dentro de cada categoría, puedes ser más específico al desarrollar una lista de subcategorías. Cualquier hoja de papel que se tenga que archivar puede definirse según dos términos, la categoría general y la subcategoría.
- Por ejemplo, si acondicionas un sistema de organización de archivos para asuntos financieros, podrías contar con una categoría general de “Pagos salientes” y acondicionar subcategorías de “proveedores”, “vendedores”, “servicios”, “costos por profesionales” y “costos administrativos”.
3 Utiliza un sistema de codificación por colores. Esto suena simple, pero puede ser una manera muy efectiva para organizar los archivos con el fin de acceder a ellos de manera rápida. Decide cuántas categorías diferentes tendrás en el sistema de organización de archivos y luego utiliza diferentes fólderes coloridos según esa cantidad.
- En lugar de utilizar fólderes que sean coloridos, puedes utilizar fólderes manila regulares y adquirir unas calcomanías coloridas. Luego, puedes fijarlas en la pestaña superior, al borde del fólder o en ambas partes para darle mayor visibilidad.
4 Etiqueta los archivos. Ahora, cada archivo en tu oficina tiene un lugar definido. Debes escribir la etiqueta en la pestaña de cada fólder de manera clara y precisa para que sepas a dónde pertenece. La etiqueta de cada fólder debe comenzar con la categoría general y luego la subcategoría específica. Por ejemplo, un fólder que contiene registros de pagos a los vendedores debe tener la etiqueta “Pagos salientes / Vendedores”.
- Las letras de las etiquetas de cada archivo deben estar tan bien escritas y ser tan constantes como sea posible. Puedes comprar muy fácilmente unos paquetes de software que te permitan hacer etiquetas de modo que puedas escribirlas e imprimirlas con la computadora.
- Si las imprimes con la computadora, debes utilizar un tamaño y estilo de fuente constante. Si las escribirás a mano, debes tratar de ser constante y tan ordenado como sea posible.
5 Ordena alfabéticamente los archivos. Cuando hayas establecido el sistema para organizar los archivos y hayas creado todos los fólderes, entonces ponlos en orden. Debes clasificar alfabéticamente los fólderes generales. Dentro de cada fólder general, todas las subcategorías también deben clasificarse alfabéticamente.
- Podrías optar por clasificar una información por fecha, en vez de hacerlo por un tema. De ser así, entonces tendrás que decidir si tiene más sentido ordenar los archivos al colocar los artículos más recientes adelante y los más antiguos atrás, o viceversa.
6 Deja varios centímetros de espacio en cada gaveta de archivos. Cuando establezcas el sistema de organización de archivos, tienes que dejar un espacio para que puedan extenderse. Con el paso del tiempo, indudablemente recibirás más papeles que añadir a cada fólder. Deja espacio para que los archivos se expandan. De lo contrario, luego tendrás la labor difícil de mover todas unas secciones o unas gavetas de archivos para hacer espacio. Anuncio

1 Reúne todos los materiales que se tengan que archivar. Si comienzas con una compilación de papeles desorganizados y desordenados, tendrás que juntarlos. Encuentra un lugar para trabajar y recolecta todo en una pila. De esta forma, podrás ocuparte de la organización.
2 Separa los papeles en dos grupos de “acción” y “archivo”. Como primer paso, debes hacer un fólder o una pila para todo lo que necesite una acción inmediata. Estos papeles no se deben archivar. De lo contrario, podrías olvidar hacer la labor que se debe hacer. Haz este fólder de “acción” a un lado para encárgate de él pronto. Luego, procede a archivar los papeles restantes.
- Organiza el archivo de “acción”. Los papeles con los que se tengan que lidiar de inmediato se deben ordenar en grupos más pequeños según el trabajo que tengas que hacer. Por ejemplo, acondiciona subcategorías como “llamar”, “escribir”, “entregar” y “pagar”.
CONSEJO DE ESPECIALISTA Organizadora profesional Ashley Moon es la fundadora y directora ejecutiva de Creatively Neat, un negocio virtual de organización y coach de vida con sede en Los Ángeles, California. Además de ayudar a las personas a organizar su mejor vida, ella tiene un fabuloso equipo de organizadores listos para quitar el desorden de casa o negocios. Ashley organiza talleres y charlas en varios lugares y festivales. Se ha entrenado con Coach Approach y Heart Core para organizar y entrenar negocios respectivamente. Tiene una maestría en Desarrollo Humano y Cambio Social de Pacific Oaks College. Nuestra experta señala: organiza tus documentos según los que necesitan acción inmediata, como facturas o formularios que rellenar; y lo que no requieren acción pero podrían necesitarla en el futuro, como formularios de impuestos y otros documentos legales. La categoría intermedia de documentos es aquella que sacas según sea necesario, como manuales y directorios. Organiza los archivos en un cajón según el tipo de acción que necesiten, colocando los documentos de respuesta inmediata al inicio.
3 Ocúpate de cada papel una vez. A medida que veas los papeles sueltos que archivas, toma una decisión acerca de cada uno a medida que lo revises. Recoge el papel, léelo, decide a qué categoría y subcategoría pertenece en tu sistema de organización de archivos y luego archívalo. Trabajar de esta forma te ayudará con la constancia en la organización de los archivos y ayudará a ahorrar tiempo al lidiar con cada artículo solo una vez.
- A medida que revises cada artículo, debes determinar si siquiera necesitas conservarlo. Si se trata de un papel con el que ya se ha lidiado y ya no es necesario conservarlo como registro, entonces considera descartarlo en vez de archivarlo.
4 Despliega cada artículo. Quizás, la mayoría de los papeles que tienes son de correspondencia y podrían estar en sobres y doblados. Saca los papeles de sus sobres, despliégalos y archívalos. Archivar cada papel de esta forma hace que los fólderes queden uniformemente en la gaveta de archivos sin abultarse en la parte donde los papeles se apilan.
- Decide si tienes que conservar los sobres. En la mayoría de los casos, los sobres son innecesarios y se pueden descartar. Sin embargo, si crees que podrías necesitar una prueba de entrega o de sello postal, entonces debes engrapar el sobre a los papeles y conservarlos juntos.
- Se debe engrapar varios papeles juntos, lo que prevendrá que se separen o pierdan. Es preferible utilizar grapas que sujetapapeles ya que se acoplan más uniformemente a los archivos y no corren con el problema de resbalarse.
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1 Utiliza una bandeja “Para archivar”. Cuando ingrese una nueva correspondencia a tu oficina o cuando se cree trámites nuevos, podrías no poder archivarlos de inmediato. Debes colocar todo lo que se tenga que archivar en un solo lugar para encargarte de ello cuando puedas. Contar con una bandeja en tu escritorio, etiquetada con “Para archivar”, es una buena forma para separar estos papeles hasta que puedas encargarte de ellos.
2 Designa un momento constancia para archivar. Si puedes, programa un momento constancia al día o a la semana en el que puedas ocuparte de archivar los papeles nuevos. Si haces que organizar los archivos sea una parte regular de tu rutina, será más probable que sigas haciéndolo.
- Por ejemplo, podrías reservar la última media hora del día para archivar los papeles del día. Si no es suficiente tiempo, entonces podrías tratar de organizar los archivos dos veces al día, justo antes de ir a almorzar y justo antes de marcharte.
- Las piezas fundamentales para lograr el éxito son la constancia y la repetición.
3 Asegúrate de que las personas con acceso a los archivos comprendan el sistema. Si eres la única persona que utiliza los archivos, entonces puedes fácilmente lograr mantener el orden que has creado. Sin embargo, si otras personas tienen que utilizar los papeles en los archivos, debes asegurarte de que comprendan y sigan el sistema que has creado. Contar con un sistema de organización de archivos no resultará útil si los papeles se traspapelan y se colocan en los fólderes incorrectos.
- Podría ser más eficiente y efectivo si te ofreces a conseguir lo que otra persona en la oficina pueda necesitar y luego pedirle que lo regrese directamente a ti. De esta forma, puedes asegurarte de que todo se vuelva a archivar correctamente.
4 Mantén los documentos extremadamente importantes en un lugar seguro. Algunos materiales especiales deben colocarse en lugares separados y especiales. Por ejemplo, algunos papeles podrían tener que conservarse en una caja fuerte a prueba de fuego. Probablemente tengas que conservar algunos materiales fuera de la oficina, en una caja fuerte en un banco o en la oficina del abogado de la compañía.
5 Revisa los archivos con regularidad. Al menos una vez al año o con más frecuencia si es necesario, debes reservar un tiempo para revisar los archivos. El propósito de esta revisión es decidir si hay papeles o fólderes completos que se puedan descartar o quizás trasferir a una instalación de almacenamiento en otro lugar. Si algo ya nunca se volverá a necesitar, entonces debes descartarlo. Si se trata de algo que no esperas utilizar con regularidad pero que puedas necesitar como registro, entonces debes almacenarlo. Anuncio

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gabinete para archivos
carpetas colgantes
fólderes
etiquetas
marcadores o plumones

Tiene experiencia trabajando con celebridades, sesiones editoriales, además de hombres y mujeres de todas las edades.
Caitlin utiliza la moda y organización para inculcar e influir en la confianza, la ambición y los estilos de vida libre de estrés para todos sus clientes.
Dirige su empresa con base en dos principios influyentes: “la moda no tiene reglas, solo orientación sobre cómo lucir y sentirte mejor” y “la vida tiene demasiados factores estresantes, no dejes que el desorden sea uno de ellos”.

¿Cómo comenzar a recopilar los datos?

1 Usa una base de datos electrónica para organizar los datos. Copia los datos en un archivo nuevo para editar. Nunca trabajes con el archivo de datos principal, dado que podría dañarse durante el proceso de análisis. Un programa como Excel permite organizar todos los datos en una hoja de cálculo de fácil consulta. Puedes agregar filtros a los datos para que te resulte más fácil copiar y pegar conjuntos de datos diferenciados entre los archivos.
- Ten cuidado al transferir datos a una hoja de cálculo principal. Es fácil copiar y pegar en las columnas o filas incorrectas de manera accidental.
- En el caso de que algo les ocurra a los datos, siempre puedes regresar al archivo original principal.
2 Codifica las respuestas de texto en forma numérica. Si trabajas con datos de una encuesta que tienen respuestas escritas, tendrás que codificar los datos en formas numéricas antes de analizarlos. Es posible que tengas que desarrollar tu propio sistema de codificación para las respuestas en función de la información que hayas recibido y las preguntas que quieras responder con los datos.
- Puedes codificar las respuestas “no” como “0” y las respuestas “sí” como “1”.
3 Desarrolla un sistema para agrupar los datos. Cuando comiences a recopilar los datos, comienza a pensar en la mejor forma de agrupar todo. Si trabajas con respuestas o sujetos humanos, tendrás que darle a cada persona un número o un código de letra para proteger la confidencialidad.
- Quizás te resulte sencillo mantener todos los grupos en hojas separadas dentro de un documento, en documentos totalmente separados o en distintas filas o columnas dentro de la misma hoja.
- Habla con otras personas que hayan hecho análisis de datos similares para tener una idea de cómo puedes organizar mejor los datos.
- Por ejemplo, si quieres conocer las diferencias entre los hombres y las mujeres, asegúrate de que todos los datos de los hombres se agrupen y de que todos los datos de las mujeres se agrupen.
4 Revisa los datos para encontrar posibles errores. Organizar los datos requiere copiar y pegar mucho entre los archivos. Revisa periódicamente el archivo principal para hacer una comparación con los datos que has organizado para asegurarte de que los números no se hayan mezclado o ingresado en las columnas incorrectas.
- Si ingresas los datos de forma manual, verifica todo dos veces.
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1 Haz una prueba T para comparar dos grupos. Una prueba T es una prueba estadística común que se utiliza para comparar las medias (promedios) de las muestras. Una prueba T de una muestra se utiliza para probar que la muestra promedio es estadísticamente significativa desde un valor conocido. Una prueba de T de dos muestras se utiliza para probar que dos grupos tienen medias estadísticamente diferentes.
- Las pruebas T de una muestra generalmente se utilizan en física y fabricación de productos. En este caso, se conoce el valor que la muestra debe tener, por lo que se compara el promedio obtenido con ese valor conocido.
- Las pruebas T de dos muestras se utilizan comúnmente en el campo biomédico y clínico.
2 Usa el análisis de varianza para analizar la media de los grupos. El análisis de varianza se utiliza comúnmente en el campo biomédico para comparar la media de varios grupos. Esta es una herramienta muy poderosa para encontrar diferencias cuando analizas muchas comparaciones.
- Un análisis de varianza de una sola vía permite comparar la media de varios grupos con un grupo de control. Por ejemplo, si tienes un grupo de control y tres grupos de prueba, usa un análisis de varianza de una vía para comparar todas las medias y observar si hay alguna diferente.
- Un análisis de varianza de dos vías se utiliza para comparar la media de varios grupos con varias variables. Por ejemplo, si quieres saber si el genotipo y el sexo de un organismo afectan tus datos, haz un análisis de varianza de dos vías sobre los grupos de control.
3 Ejecuta una para evaluar los efectos de las variables. Un análisis de regresión lineal observa la variación de la variable independiente y la prueba para ver si esa es la variable que causa la variación vista en la variable dependiente.
- Este análisis se utiliza cuando quieres medir la fuerza de asociación entre dos variables.
- Por ejemplo, si quieres analizar la relación entre tu frecuencia cardíaca y la velocidad a la que te mueves en una caminadora, usa una regresión lineal.
4 Usa el análisis de covarianza para comparar dos líneas de regresión. Si quieres comparar la relación de dos grupos diferentes de la misma variable, puedes usar el análisis de covarianza. Este permite controlar la variación que puedes observar de la variable independiente entre dos grupos.
- Por ejemplo, si quieres analizar si las mujeres y los hombres tienen distintas frecuencias cardíacas en reposo en diferentes temperaturas, usa el análisis de covarianza. Harás dos líneas de regresión (una para los hombres y otra para las mujeres) de la frecuencia cardíaca en comparación con la temperatura. Luego, usa el análisis para comparar las dos líneas y ver si son diferentes.
5 Explora pruebas más estadísticas por cuenta propia. Las pruebas presentadas no conforman una lista exhaustiva de las pruebas disponibles. Existen otras pruebas comunes que se pueden utilizar, pero hay muchas variaciones y análisis complejos que podrían ser más adecuados para tus datos. Al planificar tus experimentos, haz una búsqueda exhaustiva para decidir qué prueba usar.
- Existen algunos gráficos útiles y artículos en línea que puedes usar como guía para escoger una prueba en función de los datos que recolectes.
- Busca artículos del NIH y otras universidades, o libros estadísticos en línea para más información.
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1 Define claramente las preguntas de la investigación. Jamás pierdas el enfoque del estudio y limítate al diseño de la investigación y las variables definidas. Una buena estrategia de investigación implica realizar experimentos bien diseñados y recopilar la cantidad correcta de datos para responder la pregunta de la investigación.
- Antes de comenzar a recopilar los datos, debes saber exactamente cuántas muestras recopilarás en cada grupo y qué pruebas estadísticas ejecutarás.
2 Consulta con un estadístico. Las estadísticas pueden complicarse muy rápido, en especial con conjuntos de datos muy grandes. Antes de comenzar el experimento, habla todo con un estadístico. Esta persona te ayudará a determinar cuáles son las pruebas apropiadas para analizar tus datos y cuántas muestras necesitarás en cada grupo para contar con la fuerza correcta para ejecutar las pruebas.
- También es útil volver a consultar con el estadístico después de recopilar los datos. Esta persona te ayudará a analizar los datos y se asegurará de que todo se haya realizado correctamente.
- Pregúntale acerca del tamaño correcto de tu estudio, los tipos de pruebas estadísticas que te ayudarán a responder las preguntas de tu investigación y las limitaciones de las pruebas.
- Recuerda que una prueba estadística simplemente indica la probabilidad de que un resultado ocurra o no. Ten cuidado de no confundir la importancia estadística con la importancia clínica o la relevancia fisiológica.
3 Ejecuta las pruebas estadísticas seleccionadas. Una vez que recopiles y prepares los datos, podrás ejecutar todas las pruebas que hayas escogido antes de comenzar el experimento. En este proceso, debes utilizar programas específicos para analizar los datos. Estas pruebas son complejas, y es mucho más fácil ejecutarlas con un programa como SAS, R, Stata o GraphPad Prism.
- SAS, Stata y R requieren más experiencia de programación. Consulta con alguien capacitado para usar estos programas o toma un curso para perfeccionar su uso.
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1 Haz gráficos de calidad de publicación. Existen muchos programas informáticos que permiten convertir los datos en buenos gráficos. Los programas de análisis estadísticos también tienen funcionalidades gráficas que producen figuras de calidad de publicación. Transfiere los datos a uno de estos programas y conviértelos en un gráfico.
- Los programas comúnmente utilizados son GraphPad Prism y R.
2 Etiqueta claramente todos los ejes. Al presentar datos, es importante etiquetar todo de forma clara para que las personas puedan interpretar fácilmente la información del gráfico. Todos los ejes se deben etiquetar con una fuente de fácil lectura del tamaño suficiente para leer sin entrecerrar los ojos.
- Si tienes varios conjuntos de datos en un solo gráfico, asegúrate de que estén etiquetados correctamente.
3 Usa asteriscos para resaltar la importancia. En las figuras que tengan diferencias significativas entre los grupos, indícalas claramente en la figura. Traza una línea entre dos grupos que sean significativamente diferentes y coloca un asterisco sobre la línea.
- Asegúrate de que la leyenda de la figura explique el significado del asterisco, qué prueba estadística se ha utilizado, y cuál ha sido el valor P real de la prueba.
4 Agrupa los datos similares. Si tienes varios gráficos de datos que son similares, agrúpalos en una sola figura. Esto ayudará a comprender los datos si puedes observar todos los datos similares al mismo tiempo. Es más fácil ver las tendencias y sacar conclusiones acerca de tus datos.
- Muchos programas tienen editores de gráficos que permiten hacer diseños de varios gráficos.
- Asegúrate de que todos los gráficos tengan el mismo tamaño de fuente y los mismos símbolos entre los conjuntos de datos.
5 Escribe una leyenda detallada de la figura. La leyenda de la figura permite que cualquier persona que observe los datos comprenda qué es exactamente lo que se presenta en el gráfico. La leyenda debe informarle al lector cuántas réplicas hay en cada grupo y qué pruebas estadísticas se han utilizado para analizar los datos.
- Los detalles acerca de las estadísticas también se deben incluir en la leyenda, como puntuación z, puntuación t, valor p, grados de libertad, etc.
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